Notary public no es lo mismo que notario
En América Latina el notario es un abogado con amplias facultades. En Estados Unidos, el notary public hace algo mucho más acotado. Conocer la diferencia te evita problemas.
En resumen
- Un notary public verifica tu identidad y da fe de que firmaste. No redacta documentos ni da consejo legal.
- En Texas está prohibido anunciar servicios notariales con la frase «notario público».
- La notarización en línea por videollamada es válida en Texas, con verificación de identidad y grabación.
- Para usar un documento en otro país suele hacer falta, además, una apostilla del estado.
Por qué la palabra confunde
En México, Argentina, Colombia y casi toda América Latina, un notario es un abogado con años de carrera: redacta escrituras, asesora a las partes y sus actos tienen un peso legal enorme. Quien llega a Estados Unidos y ve un cartel que dice «notary» espera encontrar eso mismo.
No lo es. En Estados Unidos, un notary public es un funcionario comisionado por el estado para una tarea concreta: actuar como testigo imparcial cuando alguien firma un documento.
Qué hace un notary public en Texas
- Verifica la identidad de quien firma.
- Da fe de que la persona firmó, o reconoció su firma, en su presencia.
- Toma juramentos y declaraciones juradas.
- Completa el certificado notarial que ya viene en el documento.
Qué no puede hacer, salvo que además sea abogado
- Dar asesoría legal o cobrar por darla.
- Decirte qué documento necesitas o redactarlo por ti.
- Elegir qué tipo de certificado notarial corresponde: la Secretaría de Estado de Texas considera que eso ya es ejercer la abogacía.
- Representarte ante una corte o una agencia, incluidos los trámites de inmigración.
Notarización en línea
Texas permite la notarización en línea: tú y el notary se ven y se escuchan por una videoconferencia en tiempo real, sin estar en la misma sala. Para que sea válida:
- Un servicio externo comprueba tu identidad con fuentes de datos públicas y privadas, y verifica que tu documento de identidad sea auténtico.
- La sesión se graba en audio y video.
- El notary conserva el registro electrónico durante cinco años.
La comprobación de identidad depende de la plataforma y de los datos disponibles sobre cada persona, así que conviene confirmar antes si tu caso puede resolverse en línea.
Si el documento va a usarse en otro país
La firma del notary por sí sola normalmente no alcanza fuera de Estados Unidos. El país de destino suele pedir una apostilla, que certifica que el notary está efectivamente comisionado. En Texas, la única oficina que emite apostillas es la Secretaría de Estado: un notary no puede emitirlas.
El orden habitual es: primero se notariza el documento y después se pide la apostilla. Antes de empezar, pregunta a quien va a recibir el documento exactamente qué exige.
Antes de ir a notarizar
- Lleva un documento de identidad vigente con foto.
- No firmes antes. En muchos casos la firma tiene que hacerse frente al notary.
- Lleva el documento completo, sin espacios en blanco.
- Si tienes dudas sobre el contenido o sobre qué documento te conviene, eso se consulta con un abogado.
Fuentes oficiales
- Secretaría de Estado de Texas — Notary Public: preguntas frecuentes
- Secretaría de Estado de Texas — Notary Public Educational Information
- Código de Gobierno de Texas, Capítulo 406 (sección 406.017)
Esta guía es informativa y general. Las reglas fiscales cambian y cada caso tiene detalles propios: no la tomes como asesoramiento fiscal ni legal para tu situación. Antes de actuar, revisa las fuentes oficiales enlazadas o consúltanos.